Bestyrelsesmøde 2015-04-08


Tilstede: Martin Wittrock, Thorbjørn Jørgensen, Thomas Grothe, Maja Blume, Victor de Val Weywadt
Referent: Martin
Afbud: Ingen

Punkt 0 - Ny Bestyrelse

Nøgler til Bestyrelsen
Thomas har stadig ingen klubnøgle, men han er også for nærig til at betale depositum. Mere hån til Thomas, klubben vil ikke sponsorere et nøgledepositum (da vi godt kan lide vores nøgler)
Vi bruger stort set ikke bestyrelsesnøglerne længere, så det behøver vi ikke se nærmere på.

Dropbox
Alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til dropbox. Victors dropbox laver lidt bøvl, vi har taget endnu en backup og håber på det bedste.

Instrukser til web/kalender/referater
Thorbjørn har lavet en guide som alle bestyrelses-medlemmer kan læse.
Alle detaljer kan findes i grønspættebogen på dropboxen.

Mail liste
Alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er opdateret i forhold til bestyrelsesmailen.

Punkt 1 - Regnskab

Regnskab generelt
Vi har allerede brugt en del penge. Vi har ca 6.000 DKK tilbage at danse med, men det afhænger af antallet af nye medlemmer.
Vi mangler stadig kontingent fra 11 medlemmer, Martin inddriver inden for 2 uger.

Adgangskort:
Maja har muligvis en liste over gæste-medlemmer. Maja sender den til Martin
Martin sender en liste til Victor over gæstemedlemmer og studerende.

Nye medlemmer:
Jens Dines Obel Jepsen er nyt medlem. Martin finder en buddy til ham.

Kontanter til banken
Maja tømmer pengekassen og sodavandskassen og sætter pengene ind i banken.

Punkt 2 - Overståede arrangementer

Beskeder efter arrangementer
Vi har ikke været gode til at skrive ud efter overståede arrangementer, der skal vi stramme op.

Generalforsamling 2015-02-25 kl 18:00
13 fremmødte og 3 proxy'er.
Liste over indkomne forslag, hvilke skal vi tage op? Se referatet fra generalforsamlingen for mere information.
Martin lægger generalforsamlings-referatet op på hjemmesiden.

Gokart 2015-03-12
Det blev en hyggelig aften, hvor 8 medlemmer fik lov til at leve deres indre racerkører ud for en aften.
Vi mangler stadig Gokart penge fra Andreas Steffanson og Christian Damm Jensen. Martin indriver.
Der er blevet snakket om at lave flere af denne type arrangementer, gerne på større, udendørsbaner hvor vi kan være nogle flere medlemmer.
Det vil blive gentaget ved lejlighed, hvis der dukke nogle gode deals op.
Det er for dyrt at lave arrangementet i Holbæk som før omtalt, da det koster 600 pr mand.

Bakkeåbning 2015-03-26
Det var fedt at vi kunne samle 12 mand, på trods af de tvivlsomme vejrudsigter der lå forud.
Vejret holdt tørt og det var ikke frygtelig koldt at køre turen, så der er ingen grund til at gemme sig under dynen.
Vi endte med at tage ind på bakken sammen med resten af motorcyklisterne, hvor vi drak en kop varm kakao, inden vi for hver til sit igen.

Foredrag om vedligeholdelse af motorcykler 2015-03-28
Stor ros til Bager for et godt arrangement med skuffende opbakning. Vi var 7 personer der dukkede op til at høre Bagers foredrag omkring dæk, service og vedligehold.
Omkring halvdelen faldt dog hurtigt fra, hvilket betød at vi ikke var mere end 3-4 stykker tilbage. Det var meget skuffende.
Interessen for den slags arrangementer er tilsyneladende ikke ret stor i øjeblikket, hvorfor det foreslås at der ventes med at afholde flere af den slags arrangementer i fremtiden.

Punkt 3 - Kommende arrangementer

Oprydningsdag 2015-04-19
Klublokalet trænger til at få en kærlig hånd, så vi skal have fat i både kost og spand.

- Opbevarede dæk skal gennemgås og gamle dæk skal køres til udsmidning, hvis vi kan skaffe en bil.
- Anlæg og computer skal tilsluttes ordentligt igen
- Der skal støvsuges og vaskes gulv
- Der skal gøres rent omkring håndvaskene
- Der skal ryddes op i reolen med tilgængelige væsker og andre forbrugsvarer - hylder, arbejdsbord og andre overflader skal tørres af
- Trykluftslangerullen skal hænges ordentligt op
- Skraldespande skal skiftes/tømmes

Det er en rimelig overskuelig omgang at gå i gang med, men jo flere vi bliver, jo bedre (og jo mindre skal vi lave).
Der vil være sodavand/øl samt lidt snacks mens vi rydder op og når vi bliver sultne, så giver klubben en pizza til alle flittige medlemmer.
Der er ikke nogle krav til hvor meget eller lidt man skal lave, moralsk opbakning er også altid godt.
Victor har ansvar.

Tur til Roskilde og se på helikopter 2015-04-25 13:00
Turen er planlagt, Thomas skriver ud på listen og skriver den ind på kalenderen.
Thomas har ansvar.

PMC-træf 2015-Sommer
Victor har talt med Daniel NP om at afholde PMC-træffet hjemme hos ham i Slangerup.
Al videre planlægning kommer på et senere tidspunkt.
Victor har ansvar.

Grill-fest hos præsidenten
Det kunne godt forekomme at præsidenten inviterer til øl, grill og hygge, men det vil blive på et senere tidspunkt.
Vejret skal være lidt bedre og der skal være lidt mere tid til det hele.
Victor har ansvar og skriver ud på listen inden for 2 uger.

Bremsedag
Selvom bremsedagen sidste år havde ret begrænset opbakning, vil Victor kontakte Christian Knudsen og høre om han vil hjælpe. Victor har ansvar og aftaler en dato.

Banedag 2015-08-(15-16)
Vi inviterer igen til banedag til alle interesserede. Vi kørte med Racing4Fun sidste år og det var et rigtig fint arrangement. Se mere på racing4fun.dk
Martin skriver ud på listen inden for et par uger.

Doodle inden arrangementer
Interessen for vores arrangementer har generelt været lav og opbakningen skuffende. Vi vil fremover forsøge at lave doodles om hvorvidt arrangementer skal afholdes/planlægges, så de eventuelt kan aflyses inden der spildes tid, kræfter og goodwill på noget, hvor folk alligevel ikke dukker op. Der er plusser og minusser, vi håber at folk vil være mere tilbøjelige til at dukke op hvis de binder sig til et arrangement.
Det kan måske afskrække nogen, men folk dukker alligevel ikke op, så vi vil i det mindste prøve og se om det kan fungere.

Forslag til kommende arrangementer Rustur til nye medlemmer
Vi kan holde et rusturs-arrangement primært henvendt til nye medlemmer (Medlems nr. >210), med special-invitation og eventuelt doodle. Det kan være en køretur, lidt godt at spise, en køretur tilbage til klubben og derefter en gennemgang af værktøj, dækmaskine, gode råd og til slut klub-hygge med snacks og lidt at drikke.
Vi finder en ansvarlig til næste møde. Det kunne være et rigtig godt arrangement, men det kræver megen planlægning.

Køreture
I år satser vi generelt på 1 arrangement om måneden, eventuelt suppleret med spontane arrangementer.

Punkt 4 - Klubben

Dispensationer, advarsler og suspenderinger
Anders Cronbergs motorcykel er fjernet fra klubben.
Andreas Steffansens motorcykel har til gengæld stået nede i klubben i omkring en måned uden at der er søgt om dispensation.
Maja kontakter Andreas og spørger om status og tidsplan.

Junk i klubben
Søren har stadig en forgaffel stående i klubben. Martin kontakter ham igen.

Buddy-ordning
Næste arrangement er oprydningsdag, Martin kontakter buddies og får dem til at invitere nye medlemer.
Martin har ansvar.

Punkt 5 - Indkøb af:

Dækmaskine
Der er nedsat et dækudvalg bestående af Martin, Bager, Andreas og Victor. Dækmaskine udvalget er i gang med at udvælge en maskine. Indtil videre er tidsplanen følgende:
19. april 2015: Deadline for forslag af / søgning efter maskiner
26. april 2015: Deadline for beslutning og igangsætning af indkøbsfase
Inden 10. maj 2015: Installation og champagne
Martin skriver ud til dækudvalget og arrangerer et møde efter 19. april når den endelige model skal vælges.

Tragt med filter
Vi skal bruge en tragt med filter. Thorbjørn finder en.

Slange til trykluft
Der bliver set på det til oprydningsdagen.
Martin har ansvar.

Arbejdsgruppe for sofa/møbel gruppe
Vi skal have vores hyggehjørne shinet op. Arbejdsgruppen består af Victor, Maja og Anders Cronberg. Vi skal have nye møbler og TV, chromecast, wifi til pc og lign.
Indtil videre er Maja ansvarlig. Victor hjælper.
Stemningen for en opgradering af hyggehjørnet er god, så vi skal bare finde nogle møbler og et fjernsyn til at begynde med.
Der er indkøbt et fjernsyn, indtil videre.
Det er gået lidt på lav-blus, gruppen starter op i sommerferien.
Maja har ansvar.

Punkt 6 - Eventuelt

Jerry-cans
Nogle medlemmer er begyndt at efterlade Jerry-cans i kælderen.
Vi skriver ud at de ikke må efterlades ved indgangen.
Martin skriver ud på listen

Forslag fra Alexander:
''Hej Bestyrelse

Som vi snakkede om ifm spontane ture kan en SMS service være nyttigt.
Jeg fandt denne side: https://www.cpsms.dk

Her kan man oprette en gruppe og via fjernstyring kan en bruger sende en SMS til et nummer og derfra distribueres den til gruppen :)

Man betaler kun for brugen. Derudover kan man også gøre det via E-mail, som omdannes til SMS.
Overvej det og se på det, når I får tid :)''

Vi siger tak for forslag, men bestyrelsen er umildbart ikke begejstret ved tanken om at spamme medlemmernes telefoner med endeløs SMS spam. Men hvordan man kan organisere spontan ture, det er et godt spørgsmål.

Rundvisning med PF i klubberne i kælderen
Victor har været med på rundtur i klubberne i kælderen sammen med de drivende kræfter fra klubberne samt de klubansvarlige fa PF.
På den måde har PF fået lov til at se lidt mere omkring hvad det er der foregår i kælderen og hvad de forskellige klubber laver, så de har bedre grundlag for at skulle træffe beslutninger omkring klubberne i fremtiden.

Checklister
Forslag: Ved Martin
Kan vi udarbejde nogle generelle tjeklister for at få bedre styr på:
Bestyrelsen synes det er en nuttet ide, vi prøver det af til næste møde.

Internet til klubcomputer Vi vil forsøge at få Internet til klubcomputeren, måske via kabel fra PF Foto.
Thorbjørn har ansvar.

Udrensning af mail listen
Det ser vi på til næste møde.

Referater
Vi er nød til at stramme op og lægge referaterne op hurtigt efter hvert bestyrelsesmøde.
Pt. mangler følgende referater at blive uploadet:
De er klar til at blive lagt på nettet, Martin uploader dem.

Næste bestyrelsesmøde
Hos Maja/Martin. Maja opretter en doodle.